Auftragsbearbeitung: sharkypro Faktura - Die bewährte Komplettlösung

 
  Warenwirtschaft: sharkypro Faktura für Ihre Auftragsbearbeitung  
 

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sharkypro Faktura 2017
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Getting Started


Die Grundidee von sharkypro-Faktura

Um eine Rechnung auf dem PC zu schreiben, genügt im Prinzip auch eine einfache Textverarbeitung. Obenhin kommt der Briefkopf, ins Anschriftenfeld die Adresse des Rechnungsempfängers, darunter die einzelnen Rechnungspositionen und am Ende steht die Gesamtsumme. Ausgedruckt und abgeschickt, sollte kurz darauf das Geld auf dem Konto sein.

Für Anwender, die nur wenige Rechnungen erstellen, ist dies eine Lösung, die auch heute noch vielfach praktiziert wird. Doch für ein Unternehmen, das täglich dutzende, hunderte oder gar tausende von Rechnungen erstellt, stößt dieses Verfahren schnell an Grenzen. Es ist zeitaufwendig, die Positionen immer wieder von Hand einzugeben und Auswertungen sind praktisch unmöglich. sharkypro-Faktura geht daher einen anderen Weg. Alle Daten, die mehrfach benötigt werden, sind in eigenen Tabellen gespeichert:

Kundendaten in der Kundendatenbank, Lieferanten in der Lieferantendatenbank, Artikel in der Artikeldatenbank. Um eine Rechnung zu erstellen, werden über eine Eingabemaske Daten aus diesen Datenbanken zusammengefasst. Das geht deutlich schneller als wenn alle Daten jedes Mal neu eingegeben werden müssten. Die Rechnungen selbst werden wiederum in einer eigenen Rechnungsdatenbank zusammengefasst und stehen dort für weitere Auswertungen zur Verfügung. Etwa für ein Rechnungsausgangsbuch, für eine Offene Posten Liste etc. Statt jedesmal hunderte von Rechnungen händisch durchzusehen, genügt es, die entsprechende Liste abzurufen, die alle Informationen in Sekundenbruchteilen zur Verfügung stellt.

Zusätzlich zu diesen Grundfunktionen, die jede Fakturation bieten muss, wartet sharkypro-Faktura noch mit einer Reihe von Besonderheiten auf. So können Angebote wie Rechnungen erstellt und anschließend per Mausklick zu Aufträgen und schließlich zu Rechnungen umgewandelt werden.

sharkypro-Faktura kann Zahlungen direkt aus den Kontoauszügen entnehmen und so Rechnungen als bezahlt markieren.

Über Zusatzmodule können Reklamationen erfasst, Seriennummern festgehalten und Gerätepässe ausgestellt, Lastschriften erstellt oder Datanorm-Daten importiert werden.

Als offenes System wird sharkypro-Faktura ständig erweitert und so immer perfekter an die Kundenbedürfnisse angepasst. Und sollten Sie einen Wunsch haben, der standardmäßig noch nicht von sharkypro-Faktura abgedeckt wird, so entwickeln unserer Software-Experten gerne die benötigte Zusatzfunktionalität für Sie.


Die erste Rechnung

Nach dem Start des Programms haben Sie über den Eröffnungsbildschirm direkten Zugriff auf die am häufigsten benötigten Komponenten. Hinter jedem Hauptpunkt steckt eine einfach zu bedienende Maske, über die Sie schnell die benötigten Informationen eingeben oder abrufen können. So ist auch die Erfassung der ersten Rechnung mit sharkypro-Faktura sehr einfach - und wenn Sie diese Aufgabe gemeistert haben, können Sie auch die anderen Module bedienen: Einheitlichkeit bei der Bedienung wird in sharkypro-Faktura großgeschrieben.

Um eine Rechnung zu erfassen, klicken Sie im Eröffnungsbildschirm auf den Button »Aufträge«.

Hinweis: Alternativ können Sie das Modul »Rechnungen« auch über die Icon-Leiste am oberen Bildschirmrand, über das Menü »Verwalten« und den Menüpunkt »Rechnungen« oder kurz über die Tastenkombination »Alt«+»R« aufrufen.


Die Rechnungsmaske

Die Rechnungsmaske bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie zur Erfassung einer Rechnung benötigen. Machen Sie sich mit den Elementen dieser Maske genau vertraut, denn auch die anderen Eingabemasken sind nach dem gleichen Prinzip aufgebaut.





Im oberen Bereich der Maske sehen Sie Symbole für die wichtigsten Funktionen:
 

   

Durch Anklicken dieses Buttons legen Sie eine neue Rechnung an
   

Durch Anklicken dieses Buttons legen Sie ebenfalls eine neue Rechnung an, wobei die gerade angezeigte Rechnung als Vorlage übernommen wird. Das ist hilfreich, wenn Sie mehrere ähnliche Rechnungen für unterschiedliche Kunden erfassen müssen.

 

 

Durch Anklicken dieses Buttons löschen Sie die markierte Rechnung
   

Durch Anklicken dieses Buttons drucken Sie die markierte Rechnung
   

Die Filterfunktion ist eine Spezialität von sharkypro-Faktura - dahinter verbirgt sich eine sehr leistungsfähige Suchfunktion. Wenn Sie diesen Button anklicken, öffnet sich eine Suchmaske, in die Sie beliebige Suchbegriffe eingeben können. Doch statt einer Auswahlliste mit möglichen Treffern legt sharkypro-Faktura einen Filter über alle Daten und zeigt Ihnen die Ergebnisse in der Hauptmaske an. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen:

Sie suchen die Rechnung eines Kunden, wissen aber weder die Rechnungsnummer noch den genauen Namen des Kunden. Sie erinnern sich aber, daß er in Hamburg wohnt. Rufen Sie den Filter auf, tragen Sie unter »Ort« den Suchbegriff »Hamburg« ein und sharkypro-Faktura zeigt Ihnen alle Rechnungen, die an Adressaten in Hamburg geschrieben wurden. So finden Sie schnell die gesuchte Rechnung.
   

Auch dies ist eine Besonderheit von sharkypro-Faktura  - mit dieser Option können Sie die angewählte Rechnung einfach per E-Mail elektronisch verschicken.
   

Durch Anklicken dieses Button wird die Rechnung gebucht.
   

Mit diesem Button schließen Sie die Maske
   
   


Unterhalb der Symbolleiste befindet sich der eigentliche Bearbeitungsbereich. Hier werden Neueingaben erfaßt bzw. die vorhandenen Einträge angezeigt.

Am unteren Rand der Maske befinden sich Hinweisfelder, die teils von sharkypro-Faktura automatisch markiert, teilweise vom Anwender markiert werden können - etwa das Feld »Scheck«, das angeklickt wird, wenn der Kunde mit Scheck bezahlen möchte.

Zusätzlich zu den Befehlen der gerade angezeigten Maske stehen über das Hauptmenü von sharkypro-Faktura Faktura weitere Befehle zur Verfügung. So ist es beispielsweise möglich, während der Erfassung einer Rechnung über »Verwalten« auf Kunden-, Lieferanten- oder Artikeldaten zuzugreifen, sie einzusehen und zu bearbeiten.


Erfassen der ersten Rechnung

Obwohl sharkypro-Faktura bei der Erfassung einer Rechnung auf mehrere Datenbanken zugreift, müssen Sie nicht schon vor der Erfassung alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen - die Daten werden bei der Erfassung automatisch in den richtigen Tabellen abgelegt.

Legen Sie mit »Neu« einmal eine neue Rechnung an. Wenn Sie den Button anklicken, macht Ihnen sharkypro-Faktura vier Vorschläge:

 

   

Neu anlegen:

Dies ist die Standardoption - damit legen Sie eine neue Rechnung an, die noch keine Einträge hat.
   

Angebot übernehmen:

Haben Sie bereits ein Angebot für den Kunden erstellt, können Sie dies nun als Vorlage für die Rechnung verwenden.
   
Auftrag übernehmen: Haben Sie bereits eine Auftragsbestätigung an den Kunden geschickt, können Sie diese nun als Vorlage für die Rechnung verwenden.
   
Rechnung übernehmen: Wenn Sie bereits eine Rechnung haben, die die wichtigsten Positionen der neuen Rechnung beinhaltet, können Sie diese als Vorlage übernehmen. Diese Option ist besonders für Anwender interessant, die häufig gleichartige Rechnungen erstellen müssen und sich auf diese Art komplette Rechnungsvorlagen erstellen können.
   
   


Wählen Sie für die erste Rechnung die Option »Neu anlegen«. sharkypro-Faktura ändert nun die Anzeige und präsentiert Ihnen die eigentliche Rechnungserfassungsmaske. Sehen Sie sich bitte auch den Aufbau dieser Maske genau an, denn ähnliche Masken werden Sie auch in den anderen Modulen vorfinden.





Um den Aufbau der Eingabemasken möglichst übersichtlich zu gestalten, nutzt sharkypro-Faktura »Register«. Über die Registerkennungen am oberen Maskenrand können Sie schnell auf die einzelnen Bereiche zugreifen. Im Fall der Rechnungsmaske stehen fünf Register zur Verfügung:

 
   
Rechnungsdaten: Hier werden die allgemeinen Rechnungsinformationen erfasst und verwaltet: Kundenanschrift, Kundendaten, Rechnungsnummer, Preisstaffel etc.
   

Positionen:

Hier geben Sie die eigentlichen Rechnungspositionen ein. Die Summen werden automatisch berechnet und angezeigt.
   

Textzeilen:

sharkypro-Faktura bietet Ihnen die Möglichkeit, vor den einzelnen Rechnungspositionen bis zu fünf Hinweiszeilen zu drucken. Diese können allgemein formuliert werden, Sie können aber auch für jede Rechnung einen individuellen Text eingeben, etwa einen Hinweis auf besondere Angebote für den Kunden.
   

Notizen:

Möchten Sie sich zu einer Rechnung Notizen machen, können Sie diese über das Register Notizen eintragen. Auf Wunsch können Sie dabei das aktuelle Datum sowie Ihr Bearbeiterkürzel eintragen lassen.
   

Freie Felder:

Freie Felder sind eine weitere Spezialität von sharkypro-Faktura. Über die »Systemverwaltung« und den Punkt »Einstellungen« können Sie sich für alle wichtigen Masken bis zu 30 eigene Felder definieren und auf Wunsch bereits mit Standardwerten vorbelegen.
   
   


Beginnen Sie nun mit der Erfassung der Rechnungsdaten. Das erste Feld »Kunden-Nr.« ist die Verbindung zu den Kundeninformationen, die in der Kundendatenbank hinterlegt sind. Da Sie bislang noch keine Kundendaten erfasst haben, müssen Sie dies jetzt für den ersten Kunden tun. Wählen Sie dazu bitte im Hauptmenü das Menü »Verwalten« und dort den Eintrag »Kunden« oder klicken Sie in der Iconleiste der Hauptmaske auf das Icon »Kunden«.

sharkypro-Faktura öffnet nun die Maske für die Erfassung der Kundendaten. Obwohl Sie diese Maske zum ersten mal sehen, sollte sie Ihnen sofort vertraut sein - sie unterscheidet sich nur in Details von der Rechnungsmaske.
 




Klicken Sie bitte einmal auf »Neuer Kunde«. sharkypro-Faktura öffnet nun die eigentliche Kundenmaske, in der Sie die Kundendaten erfassen und verwalten.





Auch hier finden Sie wieder den gleichen Aufbau wie in der Rechnungsmaske: Register am oberen Rand, Felder im Eingabebereich. Die Kundenmaske ist in vier Bereiche unterteilt:

»Hauptdaten«, »Lieferanschrift & Bankdaten«, »Notizen« und »Freie Felder«. Unter »Hauptdaten« können Sie alle Adressinformationen erfassen, unter »Lieferanschrift & Bankdaten« werden die Lieferanschrift und die Bankverbindungen festgelegt. »Notizen« dient Ihren eigenen Anmerkungen und unter »Freie Felder« können Sie Daten in Felder eingeben, die Sie über »Systemverwaltung« und »Einstellungen« selbst definiert haben.

Hinweis: Sie können die Kundendaten wie auch die Lieferanten- und Artikeldaten zu jeder Zeit aufrufen, um Änderungen und Ergänzungen vorzunehmen. Es ist also nicht notwendig, bereits bei der ersten Erfassung eines Kunden alle Informationen einzugeben, Sie können dies jederzeit nachholen.

Tragen Sie nun die Daten Ihres Kunden ein. (Sie können das Beispiel nachvollziehen oder bereits eine echte Rechnung mit Ihren eigenen Daten erfassen.)

Für das Beispiel geben Sie bitte folgende Daten ein:
 

  Firma: Hinz & Kunz
  Vorname: Walter
  Name: Weber
  Straße: Vogelweg 3
  PLZ: 20100
  Ort: Hamburg


 

Hinweis: Um von einem Feld ins nächste zu gelangen, können Sie das gewünschte Feld mit der Maus anklicken. Schneller geht es mit den Tasten »Tab« oder »Enter«.

Wenn Sie die Eingabe beendet haben, Speichern Sie den Datensatz mit »Speichern«.

In der Liste der Kundendaten sehen Sie nun den ersten Eintrag:




 

Damit ist die Eingabe der Kundendaten beendet. Schließen Sie bitte das Fenster durch Anklicken von »Schließen«. sharkypro-Faktura schließt die Kundenmaske und zeigt wieder die Rechnungsmaske an.

Klicken Sie jetzt auf den Auswahlbutton neben der Kundennummer . sharkypro-Faktura zeigt nun eine Liste der vorhandenen Kunden. Übernehmen Sie die Daten von »Hinz & Kunz GmbH« mit einem Doppelklick. Damit wäre der erste Teil der Rechnungserstellung bereits erfolgreich abgeschlossen.

Nun folgt die Eingabe der Rechnungspositionen. Klicken Sie dazu bitte auf die Registerkarte »Positionen«.





Auch hier übernimmt sharkypro-Faktura die Daten wieder aus einer anderen Tabelle - den Artikeldaten. Da Sie bislang noch keine Artikeldaten erfasst haben, können Sie dies jetzt nachholen. Wählen Sie dazu im Hauptmenü im Menü »Verwalten« den Menüpunkt »Artikel« oder klicken Sie direkt auf das Icon »Artikel«. sharkypro-Faktura öffnet nun die Maske zur Verwaltung der Artikel, die genauso aufgebaut ist wie die beiden Auswahlmasken, die Sie bereits kennen.





Um einen neuen Artikel anzulegen, klicken Sie bitte auf »Neuer Artikel«. Sie sehen jetzt die Eingabemaske für Artikeldaten.





 

Sie sehen wieder die vertrauten Register und Felder und auch hier gilt: Sie können jederzeit auf diese Maske zugreifen und Artikeldaten ergänzen oder ändern.


Geben Sie nun die Daten des ersten Artikels ein:

  Bezeichnung: Monitor 17 Zoll
  Empf.VK: 399,-
  EK-Netto 280,-


Bestätigen Sie die Eingabe mit »Speichern« und legen Sie noch einen zweiten Artikel an:

  Bezeichnung: Monitor 19 Zoll
  Empf.VK: 499,-
  EK-Netto 350,-


Bestätigen Sie auch diese Eingabe mit »Speichern« und schließen Sie die Auswahlmaske mit »Schließen«.

Sie sind jetzt wieder in der Rechnungserfassungsmaske und können den Artikel hier in die aktuelle Rechnung übernehmen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die erste Positionsnummer und wählen Sie im angezeigten Menü den Eintrag »Artikel-Auswahl (Warenkorb)«.






sharkypro-Faktura zeigt nun eine Auswahlliste der vorhandenen Artikel:





Um den ersten Artikel zu übernehmen, führen Sie bitte einen Doppelklick auf die erste Artikelnummer durch.


 

Neben der Artikelbezeichnung und den von Ihnen eingegebenen Preisen sehen Sie auch gleich die von sharkypro-Faktura errechnete Preisstaffel und den Lagerbestand. Da noch keine Artikel für das Lager erfasst wurden, ist der Bestand auf »0«. Was Sie jetzt eingeben, ist die Menge, die der Kunde möchte. Das entsprechende Feld ist bereits markiert und enthält die Vorgabe »1«. Ändern Sie diese Eingabe auf »2« und bestätigen Sie mit »Übernehmen«.

Sie sehen, daß der Artikel noch nicht in die Rechnung übernommen wurde, sondern zunächst in der »Warenauswahl« steht.
 



 

Durch diese Zwischenspeicherung können Sie mehrere Artikel einfacher in die Rechnung übernehmen. Fügen Sie nun noch einen 19-Zoll Monitor hinzu: Doppelklick auf ein Element der Auswahlzeile (Artikel-Nr, Artikelgruppe, Artikelbezeichnung, VK-Netto1 oder Bestand) und Übernahme mit »Übernehmen«.

Damit ist die Eingabe der Rechnungspositionen abgeschlossen. Übernehmen Sie nun die beiden Positionen in die Rechnung, indem Sie einmal auf »Übernehmen« klicken.
 


 

Die beiden Positionen sind eingefügt, die Summen sind berechnet. Nun können Sie die Erfassung mit »Speichern« abschließen.
 

Damit ist die erste Rechnung fertig. Um sie auszudrucken, klicken Sie bitte einmal auf »Drucken«. sharkypro-Faktura zeigt nun eine Liste der Druckoptionen. Wenn Sie sich die Rechnung noch einmal ansehen möchten, wählen Sie bitte »Seitenansicht«. Sie sehen nun, wie die Rechnung auf Ihrem Drucker ausgegeben wird.





 

Beenden Sie die Vorschau durch Anklicken des Tür-Symbols, klicken in der Übersichtstabelle der aktuellen Rechnungen erneut auf »Drucken« und wählen als Ausdruck »Rechnung mit Einzelpreis« oder »Rechnung ohne Einzelpreis«.

Nach dem Ausdruck erscheint ein Meldungsfenster, das Sie fragt, ob die Rechnung auch gebucht werden soll.

Haben Sie eine echte Rechnung erfasst, bestätigen Sie bitte mit »Ja«, wenn Sie das Beispiel eingegeben haben, das Sie natürlich nicht buchen wollen, bestätigen Sie mit »Nein«.

Damit haben Sie in sharkypro-Faktura in wenigen Minuten Ihre erste Rechnung erstellt und gleichzeitig die wichtigsten Programmteile kennen gelernt.


 

   

 

Letzte Aktualisierung: Donnerstag, 2. Februar 2017

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